Личный кабинет для компании: сотрудники, роли и документы

Личный кабинет для компании должен учитывать сотрудников с разными задачами: закупщика, бухгалтера и руководителя. Закупщик оформляет заявки, бухгалтер получает документы, руководитель смотрит общую работу. Общий пароль затрудняет понимание, кто изменил данные и кому нужно закрыть доступ после увольнения.

Кабинет юридического лица стоит проектировать вокруг организации и отдельных сотрудников. Это не означает, что каждому нужна уникальная роль. Важнее определить несколько понятных правил и проверить их на реальных рабочих ситуациях.

Сначала разделите организацию и человека

Название компании, договоры и история заказов относятся к организации. Личный адрес, способ входа и доступные действия относятся к сотруднику. Такое разделение помогает сохранить документы, когда контактное лицо меняется. Удаление пользователя не должно автоматически уничтожать деловую историю клиента.

До разработки решите, кто подтверждает связь человека с компанией. Самостоятельный ввод названия в форме не доказывает, что посетитель имеет право видеть её заказы. Можно предусмотреть приглашение действующим администратором клиента или проверку сотрудником вашей команды. Конкретный порядок зависит от ценности и чувствительности информации. Как эти решения влияют на бюджет, разобрано в статье «Сколько стоит личный кабинет клиента».

Роль описывает действия сотрудника

Роль «бухгалтер» кажется понятной, пока не появляется бухгалтер, который оформляет заявки вместо коллеги. Поэтому рядом с названием роли нужно перечислить действия:

• просмотр счетов;
• скачивание актов;
• создание обращения;
• приглашение сотрудников;
• изменение реквизитов.

После этого становится видно, какие сочетания действительно нужны.

В условной сервисной компании заказчик хочет предоставить офисному администратору обращения только своего филиала. Финансовый сотрудник должен видеть документы всех филиалов. Это уже два измерения доступа: что разрешено делать и к каким записям. Их нельзя заменить одним переключателем «обычный пользователь».

Не создавайте отдельную роль для каждого редкого исключения без проверки. Иногда достаточно двух общих ролей и ограничения по филиалу. Чем больше сочетаний, тем сложнее объяснять систему и проверять последствия изменения прав. Для внешних партнёров те же вопросы разобраны в статье «Кабинет партнёра или доступ в CRM».

Документу нужен адресат и жизненный цикл

Для документов определите принадлежность организации, заявки или договора. Решите, когда файл становится доступен клиенту, можно ли заменить версию и нужно ли сохранять предыдущую. Сотруднику важно понимать, какой документ актуален и к какой работе он относится.

Ссылка из уведомления не должна обходить правила доступа. Проверять нужно и список документов, и открытие самого файла. Иначе скрытая строка в кабинете создаёт лишь видимость ограничения. Способ технической реализации выбирает разработчик, а проверяемый результат должен быть описан простыми словами.

Приглашение и отключение тоже входят в продукт

Продумайте, что происходит с неиспользованным приглашением, ошибочным адресом и повторным добавлением человека. Кто получает уведомление о новом сотруднике? Может ли компания остаться без своего администратора? Эти вопросы особенно заметны после запуска, когда поддержка вынуждена исправлять ситуацию вручную.

При отключении сотрудника его активный доступ должен прекращаться по согласованным правилам. История действий при этом остаётся связанной с автором. Для перевода человека в другую организацию нужен отдельный сценарий, чтобы прежние документы случайно не перешли вместе с профилем.

Ещё одна полезная проверка касается смены реквизитов компании. Кто вправе предложить новое значение и когда оно появляется в документах? Если изменения требуют проверки менеджером, пользователь должен видеть промежуточное состояние. Автоматическая замена данных во всех старых документах может исказить историю, поэтому обновление профиля и содержание ранее выпущенных файлов обсуждают отдельно.

Как принять разграничение доступа

Порядок проверки:

1. Подготовьте несколько учебных аккаунтов двух вымышленных компаний.
2. В одной компании задайте разные роли и филиалы.
3. Проверьте список, поиск, уведомления и прямое открытие чужой записи.
4. Измените права уже вошедшего пользователя и посмотрите, как прекращается доступ.

Прежде чем расширять набор функций, согласуйте правила принадлежности данных и их проверки. Демонстрация кабинета клиента TRIKE поможет обсудить эти сценарии на экранах.